Endroit : Ville de Québec, QC
Salaire : À discuter
Horaire : Lundi au vendredi, 8h30 à 17h000
Résumé du poste
Sous la supervision de la Directrice principale des opérations, le ou la réceptionniste assure un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs, locataires, fournisseurs et partenaires d’affaires. Il ou elle joue un rôle clé dans le soutien administratif quotidien du bureau, en assurant un service client courtois et en facilitant les communications internes et externes.
Principales responsabilités
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et acheminer les messages de manière professionnelle et efficace;
- Répondre aux demandes générales des locataires, fournisseurs ou clients, ou les rediriger vers la personne concernée;
- Gérer la réception du courrier, des colis et des livraisons;
- Tenir à jour l’agenda des salles de réunion, planifier les rendez-vous et coordonner certaines rencontres;
- Soutenir l’équipe administrative dans diverses tâches : numérisation, classement, traitement de documents, rédaction de courriels ou lettres simples, etc.;
- Réviser les factures des fournisseurs et en assurer le suivi avec le service comptable;
- Mettre à jour certaines bases de données ou registres internes (locataires, fournisseurs, accès, etc.);
- Collaborer au suivi des demandes de service ou d’entretien transmises par les locataires;
- Préparer et assurer le suivi de certains envois postaux ou courriels groupés (avis, rappels, informations diverses);
- Responsable des commandes de fourniture de bureau;
- Procéder à des réservations ou commandes (exemple, restaurant);
- Support aux équipes, selon les demandes.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires ou DEP en secrétariat, administration ou toute formation pertinente (atout);
- Excellentes habiletés de communication verbale et écrite en français;
- Bilinguisme (un atout);
- Sens de l’organisation, autonomie et souci du détail;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, etc.);
- Attitude professionnelle, discrétion et entregent;
- Expérience en gestion immobilière ou dans un environnement de bureau administratif (un atout);
- Horaire de travail de 8h30 à 17h00.
Faites-nous parvenir votre candidature dès maintenant à [email protected] Veuillez prendre note que seules les candidatures retenues seront contactées.
